1、起因
徐州市绿地小学临近云龙区政府，位于庆丰路3号绿地世纪城四期东首。2010年9月投入使用，2012年9月独立建制。招生人数逐年递增，2015年招生人数预估400多个孩子。按照文体局的要求，招生工作需要在两周内完成。局里面给每个学校发了两份Word报名表（辖区内和辖区外），报名表内容涉及很多方面，如学生姓名、住址、毕业幼儿园、家长姓名、联系方式、户籍信息、房产信息、住址明细信息等，学校需要根据家长填写的纸质报名表和资料原件附件进行审核，也要向局里以电子表方式及时汇报报名情况，如《学校需统筹新生信息登记表》、《云龙区2015年施教区学生入学情况统计汇总表》、《2015年施教区内学生入学情况统计表》等。后续的资料，包括家访、分班、入学儿童电子信息等需要录入学籍系统的工作，都需要实时有效的电子数据支持。
2、困难
（1）招生时遇到的最大困难，是报名信息量大，任务紧，从纸质信息转为电子信息工作量庞大。首先是人数多，当时预计招生400多人，每张报名表要填写的信息量大，如果将这些信息从纸质报名表中提取出来输入到excel电子表，不仅要耗费人力和时间，并且容易出现填写错误情况，带来不必要的麻烦。从工作时间节点上看，也无法保证工作能够及时完成。上级要求分类汇总报名信息时，我们更无法及时将数据更新。
（2）信息量冗余。新生入学后，还要涉及到分班、学籍信息收集与录入工作，如果前期我们的电子信息收集和管理不及时，接下来我们还要通过纸质资料下发到入学家长手中，进行二次填写，家长会感到不耐烦甚至不满。
3、尝试解决
当时我们整个云龙区没有统一的入学报名系统（目前也还没有），在校领导指引下，我们尝试了几种方案，首先考虑将报名表放在校园网上，家长自行下载打印提前填写，现场报名时候交上来，但有可能涉及填写不规范的问题，后期还会增加数据收集与管理的繁琐问题。如果现场进行excel电子表登记填写，人力物力也不符合实际。我们紧接着考虑选择传统软件设计方式，这也需要聘请专业公司进行对接，项目周期长、耗用一定的费用、需求变动大等等特点也不符合工作实际。同时，我们也考虑过使用问卷星网站进行数据收集，在尝试过程中我们发现有些问题和功能并未达到预想的效果，比如格式不一、校验逻辑简单、无审批功能、数据修改查询不方便等缺点显而易见。就在一筹莫展的时候，我们发现了“简道云”平台。
机缘巧合，我们选择了“简道云”平台，利用其强大的数据收集和管理等功能，为我们的报名招生工作信息采集化繁为简，极大的提高了工作效率，节省了人力和财力。其应用过程如下：
首先免费申请一个“简道云”账号，我们结合纸质报名表提取到可能实际需要的重要电子信息（如儿童姓名、出生日期、住址、父母姓名、联系方式等等），然后利用“简道云”方便的拖拽功能迅速搭建了一张电子报名表。如图1，针对不同的控件类型，我们可以在右侧添加相应的属性和校验功能，防止家长在填报过中出现低级的错误，如手机号码填写错误、身份证号码填写错误等。平台还可以自动限制未达入学年龄要求的报名填报。
发布后，我们把填报链接发送到学校微信公共平台上，家长现场报名前使用手机扫描后即可填报。报名时，家长只需排队等待两分钟左右即可完成，显示效果如图2、图3。图4、图5是我们现场报名时的情景，与此同时，我们还提供了两台电脑，由专人负责对那些没带手机或年龄较大、对手机填报不熟悉的家长提供帮助。
图2：手机端
图3：电脑端
图4：报名现场图
图5：报名现场图
这样一来，所有的填报信息在“简道云”后台即可实时看到完整的数据，并可以对一些错误及时修改（如图6，涉及学生信息安全未完全显示）。
报名的最后环节，我们利用“简道云”的汇总功能，建立了各种信息的图表（如图7），分别按照户籍、小区、不同小区男女孩性别进行分类，让数据清晰，一目了然。当上级收集实时报名信息时，我们能快速地将这些数据及时提供给上级进行统筹规划，确保了工作的严谨、科学、时效性。
图7：汇总表
当我们拥有了这些电子信息资料的时候，只需要利用“简道云”导出excel表的功能，就能把所有报名信息提取出来，后续的各类工作就简单许多，许多问题也会迎刃而解。
这就是我们自行搭建的免费系统“徐州市绿地小学 2015年新生入学调研电子信息采集”系统（https://jiandaoyun.com/f/55b658d8dcc9825e1c828bcf）。
小结：
我们利用“简道云”快速搭建的报名信息采集平台，大大提高了工作效率，确保了信息收集和管理的时效性，把更多的教师从之前将纸质表信息一条条地录入到excel电子表中的工作中解放出来，及时将报名信息报送给上级以供统筹规划之用，也大大简化了开学后向家长收集学生学籍信息的繁琐工作。本次报名，因为技术暂不成熟，我们并没有省去纸质填报的流程，但是可以结合“简道云”后台数据导出为excel功能，结合Office word办公软件中“邮件合并”技术，可以将excel数据导入到各类word模板中，快速打印出各种我们想要的“中国式”报表，十分便捷。
1、基于本次报名信息收集的拓展及设想。
其实，此次“简道云”在我们招生中的使用是多出来的一个步骤，实际上却大大节省了学校、家长后续的工作量。而随着我们对“简道云”的进一步了解和探究，“简道云”在我们未来的招生工作中将发挥更大的作用。具体介绍如下：
（1）此次家长填报的信息都是文本、日期等格式，“简道云”其实提供了媒体上传等许多功能，如各类资料的附件可以以图片格式上传。
（2）“简道云”许多功能大于“问卷星”，比如报名中，有一个关键要求是“同一房产，六年内只能用一个名额报名”，如果没有相关原始数据的支持，没有及时检查某个房产是否被使用的方法，招生工作很难做；当我们有了原始数据的积累，同时利用“简道云”内部存在的逻辑校验功能，完全可以解决这个难题。
（3）报名审批和查询。“简道云”提供的账号分权功能，可以开设不同账号，对不同账号赋予不同权限，学校借此能够实现层层审批功能。系统设计者还可以另外设计一个查询平台，如利用“简道云”关联查询功能，供家长查询报名进度，解决了家校之间信息不对称，家长获取信息不方便的问题。
（4）基于以上功能，今后利用“简道云”，我们可以实现规范报名流程，实现报名审批，报名完全信息化，实现报名工作流程再造。其实，“简道云”是一个不断在更新功能的免费服务平台，我校已经加入到“简道云”平台的QQ群，许多需求和技术问题可以及时向软件开发和维护者请教，免费且便捷。比如按照自己的格式要求打印报名表这一功能，我们已经向“简道云”提出，“简道云”会在未来的应用中加入此项功能。届时，家长报名可以完全摒弃纸质手写，改为电子填写，由学校现场打印，真正改变工作流程，实现报名流程再造，方便家长，也方便了学校信息化管理。
以上是我们基于本次报名中遇到的问题进行的拓展和规划。
2、基于“简道云”在学校信息化管理中的拓展。
在利用“简道云”平台解决了报名问题后，我们发现学校日常工作有许多涉及到纸质填报的问题，效率低，费纸张，没有好的办法解决，这个时候，“简道云”以其方便快捷的搭建和互动，将我们学校信息化管理提升了一个高度。
（1）我们日常保障维修工作，需要纸质填报、跟踪也不及时，利用简道云我们实现了手机故障填报，维修信息直接推送到相应人员手机微信中（报修系统：http://www.xzldxx.com/Template/xitong.html，图8、图9），上报人还可以进行相应的故障维修进度查询和评价。该系统的设计，简化了纸质填报带来的诸多问题，只需要上报人在办公室点击下鼠标，一分钟内可以轻松上报问题。为防止恶意上报，我们利用“简道云”添加了验证码功能,处理人也可以及时收到上报的问题，上报人可以查询进展并作出评价。无纸化办公，为学校倡导的绿色校园建设贡献出了巨大力量。
图8：嵌入在校园网的报修和查询系统
（手机也可以提交报修、查询,验证码：ldxx123456）
图9：处理人手机微信实时接受报修单
（2）教导处每学期底，会收集教师培训的相关信息，而平时教师也会忘记登记、记录，结果导致学期末教导处工作繁忙，教师也忙碌，并且容易出现疏漏的现象。于是，我们利用“简道云”平台及时搭建了培训登记系统（培训登记网址如下：https://www.jiandaoyun.com/f/56e0eed091d1541869dc0848），教师可以及时用手机填报的方式完成培训进修的电子登记（图10）。同时，教导处领导可以后台查看导出数据（图11），省去了许多麻烦与烦恼。
“简道云”还有许多功能，以及它本身具有的免费、搭建便捷、内置强大数据处理逻辑、账号分权、界面简单、用户交互体验好等特点，实现我们学校管理工作的信息化水平，促进学校工作流程再造。如果“简道云”与微信、钉钉结合使用，会进一步提高学校信息化管理水平，提高工作效率。
我们在进行学校信息化工作中，应该以解决问题作为根本出发点，投入小收益大，创新应用更应创新思维，信息化创新不应该只关注追求投入多少，更重要的是要考量解决了多少问题。
图10：手机端培训记录登记表
备注：这里教师可以在姓名上选择自己，身份证号码便可以自行显示出来，简化输入。
图11：培训登记后台
“简道云”系统为我们学校信息化工作添加了活力。充分发掘信息化手段可以为教育管理服务，进行深入的学习、大胆尝试应用，进一步推动了无纸化办公，为校园增加一份绿色，真真切切提高了学校管理和教师工作的效率。我们会继续以解决问题作为出发点，不断进行学习、改善我们的应用，为学校、家长、学生带来便利和良好的用户体验，以技术为工具，创新方法运用，支持、服务于学校的各项管理工作。
附件：
1．“简道云”平台网站：
https://www.jiandaoyun.com/
2．“简道云”视频教程：
https://www.jiandaoyun.com/Video/index.html
3．我校搭建的报名系统、维修系统、培训登记
报名：
https://jiandaoyun.com/f/55b658d8dcc9825e1c828bcf
维修：
http://www.xzldxx.com/Template/xitong.html
（验证码：ldxx123456）培训登记：
https://www.jiandaoyun.com/f/56e0eed091d1541869dc0848
